「誰が書いても、同じ野帳が完成する」― 記録品質の統一と、1径間あたり1時間の作業削減

課題

支店間のヘルプ体制で記録方法が統一されず、内業の確認作業に時間がかかっていた
手書きメモの読み違いや読み取り不能が発生し、記入者への問い合わせが必要なことも

選定理由

事前登録した用語からの選択入力で記録を即座に標準化できる
CSV出力と写真紐づけで内業との連携がシームレスに

効果

誰が記録しても同一品質の野帳が完成し、まとめ作業が効率化
損傷リストの自動作成で1径間あたり1時間程度の削減を実現

橋梁定期点検・橋梁補修設計を含む、道路構造物から鉄道構造物までを網羅したオールラウンドな建設コンサルティング企業です。橋梁定期点検業務は、6名でになっております。

従来は紙の野帳への手書き記録が中心で、他支店からのメンバーが加わる際に記録方法が統一されず、内業確認作業に手間がかかるという課題を抱えていました。Waymark Note導入後は、誰が記録をとっても同じレベルの野帳が出来上がり、まとめ作業の効率化を実現。損傷リストの自動生成により、1径間あたり1時間程度の作業削減も見込んでいます。

導入前の課題

Waymark Note導入前、現場の記録・報告はどうやって行っていましたか？

紙に印刷した野帳に、手書きボールペンで記録していました。損傷図作成の場合は、それを整理してCADオペレーターに渡していました。また、iPadでPDFを開いてpencilで書き込みを行う電子化も試行していました。

その方法で、どんな不便や手間がありましたか？

他の支店からのメンバーのヘルプで業務実施した際に、メンバーの野帳への記録方法が統一されておらず、内業作業時に確認作業などに時間がかかり、苦労したという課題がありました。従来の手書き記録の場合は、ルールを決めても、なかなかメンバー内で統一ができないという状況でした。

また、現場経験が浅いメンバーについては、点検記録方法が部分的に覚えられていないこともあり、記載の仕方をその場でベテラン点検員に確認したり、あとで修正したりと、新人の早期戦力化、現場作業のスピードアップも課題としてありました。

手書きメモの読み取りができない場合には、記入者に問い合わせる必要なこともあり、まとめ作業に時間がかかっていました。

「これは限界だ」と感じた具体的な出来事はありましたか？

過去案件の野帳から損傷履歴を探った際に、読み取りができず、さらに当時の担当者が退職しており、状況がわからなかったこともありました。

橋梁点検の現場風景 — 橋梁点検の現場。メンバーごとの記録のばらつきが内業の負荷につながっていた。

ITツール導入に対して、最初はどんな気持ちや不安がありましたか？

タブレット端末自体は導入していたので特に抵抗はありませんでした。操作に慣れるまで、記入する作業に時間がかかってしまい、今まで通りの方法で十分では？と思っていました。既存のやり方は、メモをするスピードは確保できていたので現場作業という限られた時間の中で行うには適した方法でした。野帳アプリを導入する際の懸念点は、やはり早くメモをできるかという点でした。

選定理由と導入時の印象

他のツールも比較・検討しましたか？ Waymark Noteを選んだ決め手は？

他社ツールもいくつか検討していました。Waymark Noteの事前に登録した用語からの選択入力機能が、最初に今抱えている課題を解決できるツールだと感じました。また、点検結果と紐づく写真のファイル名がCSVで出力できるので、取りまとめ時に、撮影写真から使用したいものが一覧から取捨選択ができることで作業効率が上がること、また、クラウドに保存もできるので、午前中に終わった現場の情報を、午後には内業チームに共有できることなど、現場のことをよく理解して作られているアプリだと感じたことも導入の決め手でした。

ジャパン・インフラ・ウェイマークの担当者も、実際に点検されている方でもあり、説明を聞いて、その場で即決しました（笑）。検討時期が、すでにあと数現場の時期だったので、月額契約でまずは気軽にスタートできるところもよかったです。また、機能が野帳を取ることに特化しており、とてもシンプルで、どの発注者にも対応できる点も決め手でした。価格もとても魅力的です。

使い始めたとき、一番困ったこと・戸惑ったことは何ですか？

文字の打ち込み・選択でテキストを入力するので、手書きに比べると操作に時間がかかりました。ただし、自由辞書のカスタマイズや、最近実装された写真紐づけ機能での入力方法ではかなり短縮できると感じました。

社内スタッフへの展開はスムーズでしたか？メンバーの最初の反応は？

点検主力メンバーは30歳以下で構成されており、デジタル機器の扱いには問題ありませんでした。50代社員にも展開しましたが、特に問題なく扱えていたように感じます。

タブレットで記録を確認する様子 — 年齢層を問わずスムーズに定着。シンプルな設計が早期展開を後押しした。

導入後の変化

「これは便利だ！」と実感した瞬間はどんな場面でしたか？

第一は野帳がきれいなこと。誰が記録をとっても同じレベルの野帳が出来上がり、まとめ作業の効率化が図れました。また、損傷が一覧で見られる機能もとても便利です。

損傷数が多い橋梁での利用した時、手書きの場合は読みにくく、限られたスペース内に書き込むのは一苦労でした。Waymark Noteではテキスト入力で読みやすく、文字の大きさも調整できるため、整理されたきれいな野帳を残せます。また、資料の切り替えが楽な点もメリットだと感じています。

サポート・問い合わせは利用しましたか？その際の印象は？

不具合があった際に、問合せをさせてもらいましたが、すぐに対応していただきました。また、定期的にアップデートの案内をいただいていますが、短期間でどんどんバージョンアップしており、どの機能も現場がさらに楽になる機能が追加されているので、これからもユーザーの声を反映した追加機能開発を期待しています。

業務時間・作業量はどのくらい変わりましたか？

損傷リストがあることで調書をまとめる時間が削減できると思います。今までは点検終了後、書いてきた野帳を見て損傷をリスト化し、そのリストを見て調書を作成していました。損傷リストが自動で行われることによって、作業工程が一つ短縮できるのでかなり効果あると思います。記入者への問い合わせ等の手間まで考えると、1径間あたり1時間程度は短縮できるのではないでしょうか。

報告書の提出スピードや品質に変化はありましたか？

これから報告書への組み込みも検討していこうかと思っています。

現場スタッフのモチベーション・負担感に変化はありましたか？

字を書くのが苦手なメンバーも、同じクオリティの野帳が作れると喜んでいました。

ミス・抜け漏れなど、品質面での変化はありましたか？

野帳の読み違いや不鮮明による再確認はなくなったと思います。

検討中の方へのメッセージ

「ITが苦手だから…」と迷っている会社に、一言アドバイスを！

操作は簡単なので、ITに苦手意識がある方でも問題なく使用できると思います。まずは短期間でもトライアルして操作感を確認してみてはいかがでしょうか。アプリ自体はシンプルな機能なため、それぞれの会社のやり方にジャストフィットする活用方法が見つかりやすいと思います。

Waymark Noteを検討している方へ、率直に伝えたいことは？

これだけの機能を、この価格で導入できるのはコストパフォーマンスが高いと思います。不具合が発生することもありますが、サポート面も随時対応していただけていますので、安心して利用できます。また、アップデートも高頻度で行って頂いているので、これからもどんどん進化していくものと思います。

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